选择好谋个展览，与主办单位获得联系，对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、相关服务、展览馆位图、参展人员手册等。
填好参展表格，返回给大会主办者，并得以确认之后，你还要将全部或者部份展位费作为定金汇至主办者，这样你的展位便得到最后的确定。
费用预算：
参展费用包括展位费、展位装饰装修费、展品运输费和机票、火车、长途车费、市内交通费、食宿费、必要的设备租赁费、广告推广费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。做参展经费预算时还要加上总费用的10%，作为不可预见费用的支出。
展台位置：
展台的位置主办者全盘规划，按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排，或者是以展位费的多少来区分位置的好坏。主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。总之，越早将参展申请表格递给大会主办者，越容易得到好的位置。
标准舞台：
除国内某些大型商品订货会仍采用面积较小的展位外，一般展览会的展位面积为9平方米，称为标准展台。大会主办者负责标准展台的搭建并提供展示所需要的基本设施，包括三面展墙、两个顾定的展墙上的射灯、一个展桌两把椅子、地毯、220V5A三相电源插座，以及刻写眉板即叁展公司的名称。无特殊要求，眉板文字是你填写在展览表格红的单位名称。
展览会的标准展位中，有一种特殊的位置——位于每行展位的顶端，是最多只有两面展墙的展位，它有两个边甚至三个边可以面对观众行走的通道，能更多接触到参观者。因此，如果你越早申请参展，就越有机会向大会主办者寻求该种展位。
特修展台：
超过4个或4个以上标准展位的面积时，你可以只预定光地面，装修则可以根据公司产品特点、技术特点、行业定位、展览期间活动安排、做出别出心裁的特别装修。
展位装修：
大会提供标准展位的搭建，展墙、桌椅都采用防火材料，在做特装修时要特别注意，如果采用的是木木结构的展架和装饰物，应涂上防火涂料。
物品保管：
展览期间，大会组织者对展会提供安全保障，展览馆出入口设有保安，大件品的出入馆都要登记。但目前我国展馆尚缺少贵重物品保险柜租用的存放服务。展览期间人来人往，难免零乱，所以小件展品和贵重物品等应自己妥善保管。
如果是特装修的展位，不要忽略了贮藏室的设计和搭建。贮藏室可以放置公司礼品、文化和工作人员的衣服、随身物品等。标准展位的展览人员则应随身携带公文箱包，用于携带和临时存放小物品、钱财等。
